Prof. Ken-ichi Abe, seorang Professor di Research Institute for Humanity and Nature (RIHN), Kyoto Jepangternyata menangkap kegelisahan saya pada saat mengikuti Seminar“Building up Regional to Global Sustainability:Asian vision" yang diadakan di Japan International Conference Center. Prof. Abe berkata, sepertinya ada yang membuat anda tidak nyaman di tempat ini. Sambil tetap memeriksa seluruh isi backpack, saya menjawab bahwa saya lupa memasukkan pulpen dan buku catatan kecil. Saya sebetulnya berharap bahwa kedua barang ini disediakan oleh penyelenggara. Saya lupa bahwa saya lagi berada di Jepang. Beliau tertawa karena tahu persis apa yang ada di dalam benak saya. Beliau tahu bahwa seminar atau pertemuan di Indonesia selalu menyediakan pulpen dan buku catatan kecil yang menurut beliau adalah suatu pemborosan. Prof. Abe adalah salah satu dari sekian banyak Professor di Kyoto yang sering mengadakan perjalanan ke Indonesia dalam rangka penelitian.
Pulpen dan buku catatan merupakan perlengkapan “wajib” yang disediakan oleh para penyelenggara seminar atau pertemuan di Indonesia baik itu dilaksanakan di hotel-hotel berbintang, universitas atau ruang-ruang pertemuan. Kayaknya tidak afdhal rasanya kalau pada suatu seminar atau pertemuan kedua barang ini tidak tersedia. Kalau seminar dan pertemuannya nya diadakan di hotel, biaya pengadaan ke dua barang ini sudah termasuk ke dalam paket penyelenggaraan. Tentu pihak hotel akan mendapat keuntungan karena pulpen dan halaman depan dari buku catatan kecil akan menyebar ke seluruh pelosok negeri. Keuntungan kedua, pihak hotel akan bisa menggunakan kembali pulpen dan notes-notes ini sekiranya peserta enggan memakai karena si peserta mempunyai pulpen yang lebih bagus atau sudah menggunakan smartphone atau tablet semacam ipad, galaxy tab, atau playbook untuk menginput semua catatan kecil selama seminar berlangsung.
Beberapa penyelenggara malah menyediakan pulpen dan buku catatan yang sudah di tulisi nama seminar, kota, tempat dan tanggal penyelenggaran. Ini semua tentu menambah biaya penyelenggaraan suatu seminar. Kalau mau lebih keren bukan hanya pulpen dan buku catatan yang disediakan tetapi juga termasuk gantungan kunci dan tas. Nah...keren tidak tasnya tergantung siapa penyelenggaranya. Sama dengan yang di hotel, tidak semua pulpen dan buku catatan akan digunakan semestinya, paling yang diambil pulpennya, lalu buku catatannya dibiarkan tergeletak di atas meja. Mungkin kalau ada yang melakukan penelitian, ribuan malahan ratusan ribuan pulpen dan buku catatan terbuang percuma atau tidak termanfaatkan dengan baik. Hal ini beralasan karena jumlah seminar atau pertemuan yang diadakan di Indonesia sebulannya cukup banyak.
Pada suatu kesempatan menjadi penyelenggara suatu seminar nasional beberapa tahun lalu, kami menyediakan semuanya, termasuk souvenir untuk para pembicara dan moderator pada seminar itu. Pada saat yang bersamaan pihak hotel juga menyediakan pulpen dan buku catatan kecil setiap harinya selama 3 hari seminar berlangsung. Salah seorang teman baik yang selalu menjadi “pengamat” mengatakan “perkuat di seminar kit dan makanan”. Awalnya saya tidak mengerti apa maksud dari pernyataan dia. Akhirnya saya mengerti bahwa itu adalah suatu “ejekan” bahwa suatu seminar atau pertemuan harus mempunyai “nilai” yang bisa dibawah pulang oleh para peserta. Kalau isi seminar atau pertemuan itu “nilai”nya biasa saja atau tidak ada sesuatu yang akan mencerahkan para peserta, harus ada upaya lain untuk menyeimbangkan hal itu. Teman saya beranggapan bahwa cara itu adalah menyediakan seminar kit yang bagus dengan makanan yang cukup dan enak. Pada tataran “mencari” ilmu dan pencerahan, semestinya, isi dari seminar atau pertemuan sebaiknya harus diperkuat. Salah satu cara memperkuat adalah dengan mempersiapkan secara baik, semua tulisan, baik yang merupakan penelitian maupun pengalaman harus direview sebelum diputuskan untuk “naik panggung”. Semua calon pemateri harus sadar akan adanya “keketatan” sehingga tidak perlu merasa rendah hati akibat tidak terpilih naik ke atas “panggung” dan tetap antusias untuk mengikuti seminar tersebut. Masih banyak cara lain untuk memperkuat isi sebuah seminar atau pertemuan sehingga kita tidak terbuai dengan kekuatan pulpen dan buku catatan.
Sapaan dan “ejekan” Prof. Abe mengingatkan saya bahwa barang-barang seperti itu sebaiknya dipersiapkan sendiri, tanpa harus mengharapkan dari penyelenggara seminar atau pertemuan. Sembari melirik ke peserta seminar lain, memang semuanya menggunakan peralatan sendiri, termasuk membawa minuman sendiri. Semuanya terfokus mendengarkan pencerahan dan ilmu terkini yang dibawakan oleh para ilmuawan dari seantero dunia. Saya membayangkan bahwa berapa banyak biaya yang terbuang percuma karena pemborosan seperti ini. Pulpen dan notes ini mungkin akan dimanfaatkan oleh beberapa peserta yang tahu akan arti dari kedua barang ini, tetapi mungkin lebih banyak yang tidak memanfaatkannya. Pikiran seperti ini cukup menganggu dan tidak terasa waktu istirahat siang sudah diumumkan, semua peserta dengan teratur mengambil tempat di lobby atau di sudut-sudut ruangan untuk membuka kotak makanan siang dari tas mereka. Tidak ada makanan prasmanan mewah seperti yang biasa kita lihat di Indonesia. Terbayang muka teman baik saya di Indonesia yang mengatakan “perkuat di seminar kit dan makanan”. Seminar di Jepang ternyata sudah sejak lama memperkuat suatu seminar melalui isi ilmu dan pencerahan yang dibawakan. Sembari berdoa semoga di Indonesia kedepan, mungkin baik kalau suatu saat pulpen dan buku catatan tidak menjadi “kewajiban” penyelenggara untuk menyediakannya.
